Pizarras Generales

Narración del blog

Superficialmente describiendo, los procesos para organizar, resumir y analizar la información para tomar decisiones, son los siguientes:

• Se registra la información según dictan los procesos administrativos de la empresa.
• Se piden los reportes que los sistemas de información y el personal administrativo típicamente generan. 
• Utilizando todos los datos anteriores, la gerencia mezcla y resume la información, para satisfacer (lo más posible), los requerimientos "del momento", de la dirección.
• Siguiendo la presentación corporativa, se muestra la información en el escritorio de la dirección, para que esta pueda analizarla y tomar decisiones efectivas, o bien revocarla para su reproceso.

Los procesos anteriores (en la mayoría de los casos), toman mucho tiempo y esto con frecuencia provoca que las decisiones no se tomen con la rapidez que los tiempos modernos exigen.

La información presentada fuera de tiempo, genera errores u omisiones en la toma de decisiones, provocando perdida de oportunidades.

¿Existen en el mercado herramientas que puedan ayudar a la toma de decisiones certeras y rápidas?

La respuesta a esto es un SI rotundo y estas herramientas se clasifican en los siguientes grupos:

• Analizadores de Información Inteligente
• Base de Conocimientos Experta
• Pizarras Generales
• Trazabilidad

En este blog describiremos únicamente las características de las Pizarras Generales, los otros puntos se describen en otras publicaciones.

Las Pizarras Generales son formas o pantallas que despliegan por medio de gráficos, tablas, reportes dinámicos y semáforos o alertas visuales, el estatus de todos los procesos de trabajo más importantes de la impresa, tales como:

• Ventas realizadas
• Montos cobrados
• Cuentas por Cobrar
• Estatus de requerimientos
• Saldos de cuentas de flujo de efectivo...etc.

Y todo esto con trazabilidad completa, que permite en todo momento, corroborar la información que los genera.

Resumiendo, las pizarras generales son herramientas invaluables que despliegan el estatus general de la empresa al momento, con capacidad de corroborar su origen con un solo clic y todo presentado en una sola pantalla, de tal forma  que facilita la toma de decisiones rápidas.

Las pizarras generales despliegan solo la información que se debe de presentar a cada usuario y dependiendo de los privilegios que este tenga, le permitirá ver sus clientes asignados, la cobranza, inventarios, cuentas bancarias...etc., que le corresponden o bien, si tiene privilegios de dirección general, el panorama completo de todas las empresas del grupo.

Es como tener en la superficie de su escritorio, la última información del estatus del área, grupo, empresa o empresas que administra y siempre disponible para apoyar la toma de decisiones.

Definitivamente es el sueño de empleados, gerentes y directores de empresas.

Para complementar este blog les recomiendo ver la siguiente entrevista en vivo con el I.S.C. Sergio Peña Gómez, donde presenta los problemas típicos de las empresas para tomar decisiones rápidas y como las Pizarras Generales facilitan esta tarea....

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La importancia de verificar y auditar la información en los sistemas

Si trabaja para una compañía o bien es dueño de alguna, seguramente tiene un sistema donde se registra información que genera múltiples reportes.

Si ha tenido que ver estos reportes, muy probablemente se abra sentido frustrado, por la imposibilidad de corroborar fácilmente la información que los genera y se identificará con casos como los siguientes:

• Si el reporte de inventarios arroja que se tiene una cantidad diferente al conteo manual, habrá tenido que auditar los proceso que generan salidas, para descartar que se estén sacando productos sin registrarlo en el sistema.
• Si el sistema de finanzas le arroja un saldo diferente al de la página Web de su banco, habrá tenido que corroborar los procesos que generan salidas, para asegurar que los movimientos se estén registrando en tiempo y forma, correctamente.
• Si un reporte le arroja que cobró un millón de pesos al recorrer la ruta Monterrey-DF y esta le dejó una utilidad del 15%, cuando sus cálculos le dicen que debería tener un 20%, seguramente habrá tenido que corroborar la validez de los gastos al recorrer esta ruta.
• Si un cliente le devuelve un alimento por estar en mal estado, habrá tenido que encontrar la factura (para corroborar su venta), hacer valida la garantía y evaluar la posibilidad de regresar el lote completo al proveedor.

Los casos anteriores son un ejemplo de los miles que se pueden presentar y en donde es necesario revisar la información que los genera. A la capacidad de poder verificar el origen de un dato (ya sea numérico o gráfico), se le llama trazabilidad de la información.

Una de las características que debe de tener la información en una compañía, es que tenga trazabilidad, para siempre tener la posibilidad de revisar y corroborar confiablemente su origen.

Una de las labores mas pesadas para los gerentes, es el auditar la información que se genera en los reportes y encontrar errores u omisiones y una ves verificada, estar en posición de generar otros reportes, ad hoc al ahora de la empresa y propia para la toma de decisiones.

Si usted se identifica con estas actividades, habrá vivido el largo, tedioso y confuso tiempo que se invierte en estos procesos y seguramente encontrará como una herramienta valiosa, el que su sistema administrativo le ofrezca trazabilidad completa, rápidamente.

La suite de aplicaciones de Sistemas Integrados (para los mercados del Comercio, Construcción, Transporte e Industria), ofrece trazabilidad completa en todos sus reportes, ya sean numéricos o gráficos, al alcance de un doble clic y en segundos

Si quiere ver un ejemplo sencillo de cómo es que esto funciona, vea el siguiente video: