La importancia de verificar y auditar la información en los sistemas

Si trabaja para una compañía o bien es dueño de alguna, seguramente tiene un sistema donde se registra información que genera múltiples reportes.

Si ha tenido que ver estos reportes, muy probablemente se abra sentido frustrado, por la imposibilidad de corroborar fácilmente la información que los genera y se identificará con casos como los siguientes:

• Si el reporte de inventarios arroja que se tiene una cantidad diferente al conteo manual, habrá tenido que auditar los proceso que generan salidas, para descartar que se estén sacando productos sin registrarlo en el sistema.
• Si el sistema de finanzas le arroja un saldo diferente al de la página Web de su banco, habrá tenido que corroborar los procesos que generan salidas, para asegurar que los movimientos se estén registrando en tiempo y forma, correctamente.
• Si un reporte le arroja que cobró un millón de pesos al recorrer la ruta Monterrey-DF y esta le dejó una utilidad del 15%, cuando sus cálculos le dicen que debería tener un 20%, seguramente habrá tenido que corroborar la validez de los gastos al recorrer esta ruta.
• Si un cliente le devuelve un alimento por estar en mal estado, habrá tenido que encontrar la factura (para corroborar su venta), hacer valida la garantía y evaluar la posibilidad de regresar el lote completo al proveedor.

Los casos anteriores son un ejemplo de los miles que se pueden presentar y en donde es necesario revisar la información que los genera. A la capacidad de poder verificar el origen de un dato (ya sea numérico o gráfico), se le llama trazabilidad de la información.

Una de las características que debe de tener la información en una compañía, es que tenga trazabilidad, para siempre tener la posibilidad de revisar y corroborar confiablemente su origen.

Una de las labores mas pesadas para los gerentes, es el auditar la información que se genera en los reportes y encontrar errores u omisiones y una ves verificada, estar en posición de generar otros reportes, ad hoc al ahora de la empresa y propia para la toma de decisiones.

Si usted se identifica con estas actividades, habrá vivido el largo, tedioso y confuso tiempo que se invierte en estos procesos y seguramente encontrará como una herramienta valiosa, el que su sistema administrativo le ofrezca trazabilidad completa, rápidamente.

La suite de aplicaciones de Sistemas Integrados (para los mercados del Comercio, Construcción, Transporte e Industria), ofrece trazabilidad completa en todos sus reportes, ya sean numéricos o gráficos, al alcance de un doble clic y en segundos

Si quiere ver un ejemplo sencillo de cómo es que esto funciona, vea el siguiente video: